문서 관리 솔루션, 문서 관리도 시스템으로 돌린다

안녕하세요? 일랑입니다.

딱딱하고 어려운 IT, 문과생이 부드럽게 구워드릴게요!

 

종이 문서에서 디지털 문서로 전환된 시대, 기업들이 가장 먼저 고민하는 건 바로 '문서 관리'입니다. 문서가 많아질수록 누가 어떤 문서를 만들었고, 어디에 저장되어 있으며, 누가 열람하거나 수정했는지 파악하기가 점점 어려워지기 때문이죠.

이 문제를 해결해주는 것이 바로 문서관리 솔루션(Document Management System, DMS)입니다.

 

단순한 저장소 이상의 역할을 하는 문서관리 솔루션은 업무 효율성을 높이고, 정보 유출을 방지하며, 기업의 지식 자산을 체계적으로 관리할 수 있게 해줍니다.

 

특히 최근 재택근무, 클라우드 협업, 정보보호 법령 강화 등의 영향으로 문서관리 시스템은 선택이 아닌 필수가 되어가고 있습니다. 이번 포스팅은 문서관리 솔루션에 대해 한 번 알아볼까요?

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목차

• 주요 기능
• 주요 솔루션
• 사용 추천 대상
• 도입 전 고려사항
• 개인용 솔루션

1. 문서관리 솔루션 주요 기능

문서관리 솔루션은 단순히 파일을 보관하는 시스템이 아닙니다. 다음과 같은 다양한 기능을 갖추고 있습니다:

 

✅문서 중앙화 및 버전 관리

여러 직원이 같은 파일을 수정하거나 공유할 경우, 어떤 버전이 최신인지 헷갈릴 수 있습니다. 문서관리 솔루션은 문서를 중앙 서버에 저장하고, 수정 이력과 버전 히스토리를 자동으로 관리합니다.

 

✅권한 기반 접근 제어

모든 직원이 모든 문서를 볼 수 있다면 보안 문제가 생길 수 있습니다. 솔루션에서는 부서, 직책, 사용자별로 열람·수정 권한을 설정할 수 있어 보안성을 높입니다.

 

✅감사 로그 및 이력 관리

누가 언제 어떤 문서를 열람하고 수정했는지에 대한 감사 로그를 자동으로 기록하여 추적이 가능합니다. 이는 정보보호 인증(ISMS), 내부통제 감사에도 유용합니다.

 

✅OCR 및 검색 기능

스캔된 이미지나 PDF 내 텍스트도 OCR(문자인식) 기능을 통해 검색할 수 있어, 문서를 빠르게 찾아볼 수 있습니다.

 

✅협업 기능 및 워크플로우

문서 작성 후 결재, 검토 등 업무 프로세스에 맞는 워크플로우를 설정해 협업을 자동화할 수 있습니다.

2. 주요 문서관리 솔루션

국내에서도 다양한 문서관리 솔루션이 사용되고 있으며, 각 기업의 규모나 보안 수준에 따라 선택지가 달라집니다. 대표적인 솔루션을 소개합니다:

 

✅지란지교소프트 – 오피스키퍼(Office Keeper), 다큐원(DocuONE)

지란지교소프트는 국내 정보보안 시장에서 잘 알려진 기업으로, 문서보안과 관리 기능을 통합한 솔루션을 다수 제공합니다.

• 오피스키퍼: 문서 중앙화, 출력물 관리, PC 보안, IT 자산 관리 등 통합적인 관리가 가능한 제품입니다. 중소기업에 적합한 구성으로, 재택근무 보안까지 지원합니다.
• 다큐원(DocuONE): 기업 내 모든 문서를 하나의 플랫폼에서 관리하고 협업할 수 있는 환경을 제공합니다. OCR, 버전 관리, 결재라인 설정 등 전통적인 DMS 기능을 충실히 담고 있습니다.

✅파수 – Fasoo Enterprise DRM / Wrapping 솔루션

파수는 문서 보안 전문 기업으로, 단순 관리 기능을 넘어서 문서의 유통과 활용 전반에 대한 보안 통제에 강점을 갖고 있습니다.

• Fasoo Enterprise DRM: 파일 자체에 암호화를 적용하여, 문서가 외부로 유출되더라도 무단 열람을 방지합니다. 공공기관과 대기업에서 많이 도입하는 고급 보안 솔루션입니다.
• Wrapping 솔루션: 기존 문서관리 시스템과 연동해, 문서 자체에 보안 규칙을 입히는 방식으로 관리와 보안의 균형을 맞춥니다.

✅투비소프트 – 넥사크로플랫폼(Nexacro Platform)

업무 시스템에 맞춤형 DMS를 연동하고자 할 때 자주 활용되는 UI 개발 프레임워크 기반 솔루션입니다. 특히 금융권과 공공기관에서의 사용률이 높습니다.

 

3. 문서관리 솔루션, 누가 도입하면 좋을까?

문서관리 솔루션은 모든 기업에 유용하지만, 특히 다음과 같은 조직이라면 도입을 적극 검토하는 게 좋습니다.

• 재택/하이브리드 근무를 운영 중인 기업
  사무실 밖에서도 안정적으로 문서를 열람하고 협업해야 하는 환경에서는 문서의 위치, 보안, 접근 권한을 체계적으로 통제할 수 있어야 합니다. 문서관리 솔루션은 원격 환경에서도 보안성과 효율성을 모두 확보할 수 있게 해줍니다.
• 문서량이 많은 산업군
  법률 사무소, 병원, 연구기관, 제조업체 등은 하루에도 수십~수백 건의 문서를 생성하고 수정합니다. 이런 조직은 문서 분류, 검색, 보관을 체계적으로 처리할 수 있는 시스템이 필수입니다. 특히 이력 관리와 전자결재 연동 기능이 업무 처리 속도를 크게 높일 수 있습니다.
• 정보보호 인증(ISMS, ISO27001 등)을 준비 중인 기업
  인증 심사 항목에는 문서 접근 통제, 로그 기록, 자료 유출 방지 등 문서 관리와 직접적으로 연관된 요건들이 다수 포함되어 있습니다. 문서관리 솔루션을 통해 법적/제도적 요건을 손쉽게 충족할 수 있습니다.
• 퇴사자 및 외부 협력사 관리가 필요한 조직
  퇴사자의 문서 소유권 정리, 외부 인력과의 파일 공유는 자칫 기밀 유출로 이어질 수 있습니다. 문서관리 시스템은 사용자별 문서 소유 이력을 추적하고, 퇴사 시 자동 회수 및 열람 차단 등 보안 장치를 마련할 수 있습니다.
• IT 자원이 부족한 중소기업 및 스타트업
  인력이 적어 체계적인 파일 관리가 어려운 경우, 솔루션이 대신 중앙 집중화와 백업, 버전 관리를 자동으로 처리해줍니다. 최근에는 클라우드 기반 DMS가 늘어나 설치 부담도 줄어들고 있습니다.

4. 도입 전 고려할 점

문서관리 솔루션은 기업의 핵심 업무 흐름과 맞닿아 있는 만큼, 도입 전 충분한 검토가 필요합니다. 다음은 도입 시 반드시 체크해야 할 핵심 항목들입니다:

• 기존 시스템과의 연동 가능성
  ERP, 그룹웨어, 메일 시스템 등 기존에 사용 중인 솔루션과 얼마나 자연스럽게 연동되는지 확인해야 합니다. 연동이 매끄럽지 않으면 오히려 업무 효율이 떨어질 수 있습니다. 특히 전자결재, 협업툴(예: Slack, Notion 등)과의 통합 여부도 중요합니다.
• 클라우드 vs 온프레미스 선택
  클라우드형은 초기 비용이 낮고 유지관리 부담이 적은 반면, 온프레미스는 기업 내부 정책이나 보안 요구사항에 따라 더 적합할 수 있습니다. 데이터 주권, 내부망 사용 여부, 보안 수준에 따라 선택이 달라질 수 있습니다.
• 사용자 수 및 라이선스 정책
  대부분의 솔루션은 사용자 수에 따라 라이선스 비용이 산정됩니다. 현재 인원뿐 아니라 향후 인원 증가에 따른 비용 구조도 미리 파악해야 합니다. 유연한 라이선스 정책을 제공하는지, 모듈 단위 구매가 가능한지도 중요합니다.
• 보안 및 인증 기준 충족 여부
  도입하려는 솔루션이 ISMS, GS 인증, KISA 보안 기준 등을 충족하는지 확인해야 합니다. 문서 암호화, 접근 통제, 로그 기록 기능이 구체적으로 어떻게 구현되어 있는지도 체크하세요.
• 도입 후 기술지원 및 유지관리 체계
  도입 후 문제가 생겼을 때 신속한 기술지원을 받을 수 있는지, 유지보수 서비스가 충분한지 검토해야 합니다. 특히 기술력이 검증된 국내 업체의 경우, 한국어 지원, 정기 패치, 현장 방문 유지보수가 가능한지 여부도 실무에 큰 영향을 미칩니다.
• 직원 교육 및 사용 편의성
  아무리 좋은 기능을 갖춘 솔루션이라도 직원들이 익히기 어렵다면 도입 효과가 떨어집니다. 직관적인 UI/UX, 사용자 교육 프로그램, 도입 초기 가이드 제공 여부도 고려 대상입니다.

5. 개인용 문서관리 솔루션

1) 네이버 MYBOX (구 N드라이브)

• 장점: 한국어 UI, 네이버 계정만 있으면 사용 가능, 자동 백업 기능, 클라우드 저장
• 기능:
  • 파일 자동 동기화
  • 문서/사진/영상 정리
  • 공유 링크로 협업 가능
• 용량: 기본 30GB 무료, 유료 요금제도 저렴
• 적합 대상: 개인, 학생, 소규모 팀

✅ 활용 팁: 업무 폴더별로 정리하고, OCR 기능도 일부 지원되어 이미지 속 텍스트 검색도 가능.

 

2) 드롭박스(Dropbox)

• 장점: 안정적인 동기화, 버전 관리, 다양한 OS 지원
• 기능:
  • 문서 자동 저장
  • 버전 이력 복원
  • 실시간 협업 (Dropbox Paper)
• 용량: 무료 2GB / 유료 플랜 존재
• 적합 대상: 프리랜서, 디자이너, 문서 작업 많은 1인 창업자

✅ 활용 팁: 문서에 주석 추가, 팀별 폴더 공유 기능이 매우 강력함.

 

3) Google 드라이브 + Google Docs

• 장점: 무료, 구글 계정만 있으면 사용 가능, 클라우드 기반 실시간 문서 작성
• 기능:
  • 실시간 협업
  • 자동 저장 및 변경 이력 확인
  • Google Workspace 연동 (Gmail, Calendar 등)
• 용량: 15GB 무료
• 적합 대상: 원격 근무자, 프리랜서 작가, 유튜버, 교육자 등

✅ 활용 팁: 폴더 단위 공유 + 링크 권한 설정으로 보안도 충분히 확보 가능.

 

4) 노션(Notion)

• 장점: 올인원 협업툴로, 문서 관리 + 일정 + 데이터베이스 통합 가능
• 기능:
  • 위키, 메모, 문서 작성, 프로젝트 관리
  • 템플릿 활용 쉬움
  • 모바일/PC 연동 우수
• 용량: 무료 사용 범위 넓음, 유료 플랜도 존재
• 적합 대상: 프리랜서, 콘텐츠 크리에이터, 스타트업 창업자

✅ 활용 팁: 문서뿐 아니라 프로젝트, 고객관리 등도 통합 관리 가능해 ‘간이 문서관리 시스템’으로 쓰기 좋음.

 

5) 폴라리스 오피스(Polaris Office)

• 장점: MS Office 호환, 오프라인과 클라우드 모두 지원
• 기능:
  • HWP, DOC, XLS 등 다양한 포맷 지원
  • 모바일/PC 모두 연동
  • 문서 뷰어 + 편집 가능
• 용량: 무료 요금제 존재, 광고 있음
• 적합 대상: 한컴 호환 필요한 사용자, 오프라인 작업 많은 개인

✅ 활용 팁: 국내 문서 포맷(HWP 등) 호환이 필요할 때는 가장 적합한 솔루션 중 하나.

 

과거에는 문서가 단순한 업무 결과물에 불과했다면, 오늘날의 문서는 기업의 핵심 자산이자 위험 요소가 될 수도 있습니다. 효과적인 문서 관리는 업무 효율 향상뿐 아니라 기업의 보안 수준을 결정짓는 중요한 요소입니다.

 

이제는 기업 규모와 무관하게, 모든 조직이 문서관리 솔루션을 고민해야 할 시점입니다.