그룹웨어, 회사의 모든 정보를 한 곳으로

안녕하세요? 일랑입니다.

딱딱하고 어려운 IT, 문과생이 부드럽게 구워드릴게요!

 

“회사에서 메신저도 쓰고, 전자결재도 쓰는데… 그게 다 그룹웨어였다고?”

그룹웨어(groupware)라는 말, 낯설게 느껴질 수도 있지만 이미 대부분의 직장인들이 매일 사용하고 있습니다. 이번 포스팅에서는 그룹웨어란 무엇이고, 왜 기업에 없어선 안 될 필수 시스템이 되었는지 알아볼까요?

 

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목차

• 그룹웨어란?
• 그룹웨어로 할 수 있는 일
• 그룹웨어 리스트
• 도입 효과
• 그룹웨어와 협업툴 차이점

 

1. 그룹웨어란?

그룹웨어(groupware)는 말 그대로 ‘그룹(조직)’이 함께 사용할 수 있는 업무용 소프트웨어를 의미합니다.

 

주로 회사나 기관에서 협업, 커뮤니케이션, 일정 관리, 문서 공유, 전자결재 등을 한 곳에서 통합적으로 처리할 수 있도록 만들어진 플랫폼입니다.

 

📌 쉽게 말하면

회사 안에서 쓰는 이메일, 메신저, 일정, 결재 시스템이 하나로 묶인 ‘디지털 사무실

 

예전에는 이메일은 아웃룩, 메신저는 따로, 문서 결재는 또 다른 프로그램… 
이렇게 제각각이었죠. 그룹웨어는 이런 걸 한 화면 안에서 통합해줍니다.

 

2. 그룹웨어로 할 수 있는 일은?

그룹웨어는 단순히 ‘일정 공유’만 하는 게 아니에요. 요즘 그룹웨어는 팀워크와 업무 생산성 전체를 관리하는 핵심 도구입니다.

 

✅ 전자결재
→ 휴가 신청, 경비 처리, 품의서 작성 등 모든 결재를 디지털화
→ PC뿐 아니라 모바일로도 결재 가능

✅ 사내 메신저 & 커뮤니케이션
→ 실시간 채팅, 부서별 대화방, 파일 전송 등 협업 강화

✅ 캘린더 & 일정 공유
→ 회의, 출장, 프로젝트 일정을 팀 단위로 공유하고 관리

✅ 문서 관리
→ 사내 자료실, 클라우드 스토리지 형태로 문서 업로드 및 버전 관리

✅ 게시판 & 공지 시스템
→ 회사 공지, 부서 게시판, 익명 건의함 등 커뮤니케이션 공간

 

최근에는 HR(인사), 회계, 재무 기능까지 통합된 올인원 그룹웨어 솔루션도 많아요!

3. 어떤 그룹웨어가 있을까?

🟨 1. 네이버웍스 (NAVER Works)

• 메일, 캘린더, 메신저, 드라이브, 전자결재 통합
• 네이버 계정 기반이라 접근성 우수
• 국내 중소기업에서 빠르게 확산 중

네이버웍스 바로가기

 

🟦 2. 다우오피스

• 다우기술이 제공하는 국산 그룹웨어
• 가격 대비 기능이 풍부해 중소~중견기업에 적합
• 전자결재와 문서 중심 기능이 강점

다우오피스 바로가기

 

🟧 3. 플로우(Flow)

• 프로젝트 기반 협업에 특화된 그룹웨어
• 직관적인 UI와 다양한 외부 연동 지원(Google Drive, Zoom 등)
• 스타트업·IT 기업에 특히 인기

플로우 바로가기

 

🟩 4. 카카오워크

• 카카오가 만든 기업용 메신저 기반 그룹웨어
• 카카오 로그인 연동, 보안성 강화
• 메시지 중심의 커뮤니케이션에 초점

카카오워크 바로가기

 

🟦 5. 마이크로소프트 Teams + 365

• 글로벌 표준 그룹웨어
• Outlook, Excel, PowerPoint 등과 통합
• 대기업 및 다국적 기업에서 필수 도구로 활용 중

MS 365 바로가기

 

4. 그룹웨어의 도입 효과는?

이렇게 그룹웨어를 도입만 했다고 해서 다 쓰는 건 아니지만, 제대로 쓰면, 조직의 ‘속도’가 달라집니다.

 

✅ 문서 인쇄·사인·스캔·메일 전송의 과정이 사라짐
✅ 결재 속도 단축 → 업무 결정이 빨라짐
✅ 업무 자료가 흩어지지 않고 중앙에서 관리
✅ 재택근무, 외근 시에도 모바일로 실시간 협업 가능

 

그룹웨어는 단순히 ‘소통 도구’가 아니라 ‘업무의 흐름’을 디지털로 정리해주는 시스템이에요.

5. 그룹웨어와 협업툴, 뭐가 다를까?

대부분의 직장인들이 그룹웨어와 협업툴을 혼용해서 사용하지만, 사실 두 개념은 뚜렷한 차이가 있습니다. 어느 쪽을 선택하느냐에 따라 회사 업무 방식 전체가 달라질 수도 있죠.

 

📌 그룹웨어는 '전체 시스템', 협업툴은 '특정 기능 중심'

구분	그룹웨어	협업툴
목적	회사 전반의 업무 시스템 통합	실시간 협업 & 커뮤니케이션 중심
핵심 기능	전자결재, 인사관리, 근태, 회계, 문서 관리 등	채팅, 파일 공유, 일정, 댓글, 알림 등
예시	네이버웍스, 다우오피스, 그룹웨어365 등	슬랙(Slack), 노션(Notion), 잔디, 트렐로 등
특징	업무의 흐름을 공식화하고 관리	자율성과 유연성을 중심으로 협업
도입 대상	공공기관, 중견~대기업, 체계화된 조직	스타트업, 소규모 팀, 프로젝트 중심 조직

✅ 그룹웨어는 이렇게 생겼어요:

아침에 로그인 → 오늘 일정 확인 → 결재 요청서 작성 → 상사 결재 → 회사 공지 읽기 → 퇴근 후 근태 정산

 

✅ 협업툴은 이렇게 사용돼요:

오전: 채팅으로 아이디어 주고받기 → 실시간 댓글로 수정 → 구글 드라이브 문서 공유 → 캘린더로 회의 잡기

 

📝 결론적으로 말하면…

• 그룹웨어는 ‘회사 전체의 디지털 사무실’ 역할
• 협업툴은 ‘팀 단위의 커뮤니케이션 강화 도구’

요즘은 두 시스템을 함께 사용하는 기업이 많습니다. 그룹웨어로 결재를 처리하고, 슬랙이나 노션으로 팀 협업을 하는 식이죠.

 

이처럼 그룹웨어는 더 이상 선택사항이 아닙니다. 코로나19 이후 비대면 업무가 급증하면서, 그룹웨어는 단순히 편리함을 넘어서 업무 필수 인프라가 되었습니다.

 

조직의 소통, 협업, 정보 공유를 한 곳에서. 그게 바로 그룹웨어가 존재하는 이유겠죠?